Bonjour,

Pour cette nouvelle semaine je souhaite vous présenter 8 conseils basiques et très simples pour gagner en efficacité.

Bien souvent, nous nous dispersons, nous perdons notre concentration, et nous avons de la difficulté à accomplir ce que nous avions prévu, si nous l’avions prévu …

Cette première observation, vous donne déjà une clé que je vais développer : l’organisation et la planification de mes tâches hebdomadaires.

Alors comment devenir plus efficace dans notre vie ?

1. Lister mes priorités

La première chose à apprendre et à faire pour devenir plus efficace dans ma vie, est de lister mes priorités.

Donc je dois lister tout ce qui est important pour moi, et en fonction du temps dont je dispose, je dois éliminer certaines choses et en garder d’autres. Donc, je liste :

Priorité N°1———————————-

Priorité N°2———————————————————

Priorité N° 3——————————————————————-

Priorité N° 4——————————————————————-

Priorité N° 5——————————————————————-etc …… 

Je vais garder les priorités que je peux caser dans mon planning hebdomadaire. Ensuite, le reste, je vais soit le mettre en stand by, soit le reporter à plus tard (le planifier pour plus tard), soit l’éliminer.

2. Faire des choix

En fonction du temps dont je dispose chaque semaine, je dois faire des choix et vraiment mettre en avant les priorités parmi mes priorités … Ce sont mes “grosses pierres”.

Vous devez faire des choix pour être plus efficace.

Vous ne pouvez pas tout faire, vous ne pouvez pas tout mener de front. Vous êtes, nous sommes, obligés de faire des choix.

Je ne peux pas être efficace dans ma vie si je veux tout embrasser, si je veux tout faire, ou si je n’ai pas fait de choix.

Cette notion est primordiale. L‘être humain est très dispersé par nature. Vous savez pourquoi il est dispersé ? Tout simplement parce-qu’il a un mental très fort.

Le mental, lui, veut tout embrasser, tout connaitre, tout savoir, tout apprendre, tout étudier. Le mental est un outil, mais il est comme un cheval sauvage que l’on a du mal à contrôler, à maitriser. Le mental par nature ne sait pas se concentrer …

Si vous ne faites pas des choix en amont, votre mental va partir dans tous les sens, et vous allez vous disperser !

C’est-à-dire qu’à un moment donné, vous allez être sur une chose, cela va durer peut-être quelques semaines, et après, vous allez arrêter, passer à autre chose …

Pire, dans une journée même, vous allez passer d’une chose à l’autre de manière irrationnelle, et vous viendra à l’idée de faire 50 choses différentes. Au bout du compte, vous ne ferez pas grand chose, car vous allez commencer des choses sans vraiment les finir (dispersion), car vous aurez le sentiment d’avoir une tâche immense à accomplir, et finalement par désorganisation et découragement, vous serez très peu efficace (procrastination), et donc vous aurez très peu de résultats.

Vous allez passer de votre ordinateur, peut-être, à une activité dans votre maison, puis à un coup de téléphone, à vos mails, ensuite peut-être au coaching en or … , puis à un livre … Après vous allez vous occuper de ci, de ça … Là-dedans, il y a peut-être votre vie familiale, votre activité professionnelle, etc… Et quelqu’un va vous dire “Je peux passer chez toi prendre un café ?” Vous lui répondez “Ok, viens“. Et vous allez vous laisser déborder. Vous allez vous-même prendre des rendez-vous sans peut-être les organiser intelligemment, en fonction d’autres tâches, etc … C’est tout le contraire de l’efficacité.

3 . Pour être efficace, je dois être organisé (ordonner et planifier mes tâches)

Pour cela j’utilise un outil simple et incontournable : l’agenda !

Personnellement, j’utilise un agenda hebdomadaire qui me permet de voir les 7 jours de la semaine en ouvrant mes deux pages. J’aime bien travailler avec ce genre d’outil. Des études démontrent que l’être humain fonctionne sur du court terme, sur 7 à 10 jours. Donc fonctionner sur une semaine, de semaine en semaine, à mon sens, par rapport au mental humain, est une bonne chose. 

Le vendredi soir, ou le samedi, ou le dimanche soir, voire au plus tard le lundi matin, je planifie les grandes tâches de la semaine à venir.

Parfois même, je planifie des tâches plusieurs semaines en avance. Il y a des tâches qui sont déjà inscrites pour dans 15 jours, 3 semaines, un mois, un mois ½.

Chaque semaine, le week-end, je regarde la semaine suivante et j’inscris sur mon agenda mes grosses pierres, c’est à dire mes priorités.

Par exemple, cette semaine, chaque jour, j’avais mes grosses pierres. Je n’ai pas 50 grosses pierres, car vous ne pouvez pas en faire 50 par jour. J’en ai une ou deux par jour maximum.

Ensuite, j’ai de petites pierres, puis de tous petits cailloux, c’est à dire des petites tâches, des petits trucs que je vais ajouter. Mais les grosses pierres, les priorités, elles sont marquées dans mon agenda.

Je ne charge pas trop mon agenda car je sais que le temps passe vite, je laisse la place pour les imprévus. Je suis assez souple. J’essaie de rester assez réaliste et lucide par rapport à mes objectifs hebdomadaires et je note mes grosses pierres, mes petites pierres, mes petits cailloux, pour la semaine.

Chaque semaine, j’ai des priorités incontournables. En général, j’arrive à les mener à bien. Certaines, je ne peux pas y échapper, elles sont pour moi obligatoires. Maintenant que j’anime un blog, je suis obligé d’avoir aussi cette discipline.

J’ai un rythme, et je suis obligé d’avoir ce rythme et mes priorités pour être efficace. Tout cela est noté dans mon agenda. J’ai aussi des listes “de choses à faire” par ailleurs. Progressivement, je rajoute dans mon agenda certaines tâches que j’ai envie de faire, que je prévois de faire. Cela est pour la semaine.

Quand la semaine est écoulée, s’il y a des tâches que je n’ai pas effectuées, je les reporte sur la semaine suivante, voire même plus tard, tout dépend de leur priorité. Parfois, il y a des tâches qui ne sont pas si importantes que ce que nous avions prévu.

Mais dans tous les cas, je choisis, je planifie, j’organise, j’ai des objectifs hebdomadaires.

Ce que je fais aussi (mais moins souvent car je préfère fonctionner sur la semaine), et je vous conseille aussi de le faire au début, c’est que chaque soir, en fin de journée, par rapport à vos tâches du jour, de faire le point, voir où vous en êtes.

• Ce qui a été fait, c’est ok.
• Ce qui n’a pas été fait, de le planifier à nouveau dans les jours à venir.

Je vous conseille vraiment, au début, de fonctionner ainsi, de faire le point chaque soir et de planifier votre journée du lendemain et ainsi de suite. Là, vous allez obtenir, progressivement, de bons résultats.

Je vous conseille vraiment d’utiliser un agenda pour être organisé(e) et efficace.

Au début, peut-être que vous allez trop prévoir ou pas assez. N’en prévoyez pas trop. Il vaut mieux arriver à réaliser nos tâches qui sont prévues plutôt que d’en faire très peu parce que nous nous dispersons et que nous nous sentons débordé par trop de tâches planifiées.

4. Se donner des objectifs

Etre efficace c’est aussi se donner des objectifs et les planifier. C’est important d’avoir une vision, de savoir où je vais, d’avoir des buts, une orientation, une direction. Cela est toujours très motivant et peut nous permettre de rester focalisé et donc être plus efficace.

Comment être efficace si je ne sais pas où je vais ? …

Comment être efficace si je ne suis pas motivé par des objectifs simples ?

Ce que vous planifiez doit vous plaire et vous motiver. Cela doit correspondre à des objectifs qui vous font vibrer. Bien entendu il y a des tâches “obligatoires” que nous n’aimons pas faire et c’est normal. Donc parmi toutes vos tâches, il doit y avoir des taches qui correspondent à des objectifs qui vous motivent !  

Autre conseil : écrivez sur de grandes feuilles vos objectifs; affichez cela dans un endroit bien visible !

5. Une tâche à la fois !

Autre chose de très important, liée à la discipline : quand vous avez décidé de mener une tâche, que faites-vous ?

Vous la faites ! …  Et surtout, vous ne faites que cette tâche !

Si j’ai prévu deux heures pour étudier “mon coaching en or”, je passe deux heures pour ce coaching. Je ne vais pas, en même temps, 20 minutes après avoir démarré, aller voir mes mails, répondre au téléphone, faire du courrier ou du repassage, préparer ma cuisine ou autre …

NON ! Ces deux heures sont pour moi, pour faire mon coaching,

Je respecte ce que j’ai planifié. C’est ma priorité, toujours !
Tout le reste est en stand-by. C’est vraiment fondamental !

Trop de personnes sont multitâches.

Nous, les hommes, nous sommes incapables d’être multitâches. Vous, les femmes, vous êtes plus facilement multitâches, mais même vous, mesdames, je vous conseille de ne pas faire deux ou trois choses à la fois. Cela peut aussi être une faiblesse de vouloir réaliser plusieurs choses en même temps car on ne les fait pas toujours correctement.

Ayez vraiment cette sagesse : quand vous êtes dans une activité, dans une tâche, vous vous y tenez, vous vous concentrez sur elle. Et quand sur une journée vous avez prévu de rester à la maison, vous restez chez vous, vous ne sortez pas. Quand vous avez prévu des rendez-vous, faites vos rendez-vous.

Je ne dis pas qu’il faut être rigide, non, je ne dis pas que parfois, il peut y avoir des choses qui peuvent se faire de manière inattendue, de manière opportuniste. Finalement, il faut saisir les opportunités quand elles se présentent.

C’est pour cela d’ailleurs que l’agenda ne doit pas être trop rempli pour nous laisser des possibilités. C’est une évidence. Mais pourquoi je vous dis cela ? …  Parce-que je vois trop de personnes qui n’ont pas organisé leur journée ou leur semaine. Elles commencent une chose, arrêtent au bout de 30 minutes, passent à tout autre chose de différent, et ainsi de suite, tout au long de la journée. Quelqu’un les appelle, leur demande de venir, elles y vont …

C’est là où l’on constate le manque d’estime de soi.

Si elles avaient suffisamment d’estime personnelle, elles diraient “non, stop ! Désolé(e), mais là, je suis pris(e) aujourd’hui, je ne suis pas disponible“.

C’est une chose que j’ai apprise, personnellement. Avant, à une époque de ma vie, je ne savais pas dire “non“. Je disais “Oui, ok, je viendrai, je serai là, oui“. Je ne savais pas dire “non”. J’avais surement peur du jugement de l’autre, de ce que pouvait penser l’autre, peur ne pas être aimé.

Il y a plein de peurs comme cela que nous avons. Et voilà, je disais “Oui“. Et je m’apercevais que mon temps personnel filait à toute allure. Finalement, il ne me restait que très peu de temps pour moi. J’avais du temps pour plein d’autres choses, mais pas vraiment pour moi, pas pour ce qui était important pour moi.

Donc petit à petit, j’ai appris à dire “Stop ! Non ! Aujourd’hui, mon planning est comme ça et je le respecte“.

Quand vous arrêtez votre coaching ou toute autre priorité de votre vie pour quelque chose qui finalement n’est pas plus important, c’est que ce que vous étiez en train de faire, à vos yeux, n’est pas important.

C’est la raison pour laquelle il est primordial de lister les priorités en amont et de faire des choix. Puis d’organiser vos tâches (agenda) et de vous donner des objectifs motivant à court, moyen et long terme.

6. Se féliciter !

Félicitez-vous chaque fois que vous parvenez à remplir vos tâches. Faites-vous même des cadeaux à l’occasion, des petits plaisirs et des pauses bien méritées !

Soyez content(e) de vous, c’est vraiment important.

Encouragez-vous, et progressivement, de victoire en victoire, vous allez gagner en confiance et vous deviendrez de plus en plus discipliné, donc efficace.

7 . Faire des pauses

Toutes les deux heures en moyenne (cela peut être moins) faites une pause de plusieurs minutes à plusieurs dizaines de minutes (exemple : aller marcher).

C’est important de faire des pauses et de changer aussi d’activité ou de sujet si vous le pouvez … Variez les plaisirs …

Prenez des moments pour vous reposer, ne rien faire, vous relaxer, réfléchir, méditer … C’est aussi dans ces moments là que vient l’inspiration, les bonnes idées …

8 . Visualiser positivement votre journée

Le matin avant de passer à l’action, prenez un temps pour vous, un temps pour vous relaxer puis pour visualiser positivement votre journée : imaginez que tout se passe bien pour votre journée, comme vous l’aviez déjà prévu, et que vous réalisiez, les unes après les autres toutes les tâches qui étaient prévues !

Vous n’imaginez peut être pas la puissance de votre imagination. J’enseigne cela dans mon coaching gratuit. Nous créons par la “pensée-émotion”. C’est pourquoi vous devez visualiser avec vos émotions comme si tout ce que vous aviez prévu étaient déjà réalisé.

• C’est très puissant pour aussi être plus efficace !

L’efficacité, donc le succès à terme, représentent un ensemble de choses

• définir des priorités,
• faire des choix,
• être organisé(e), planifier
• avoir des buts précis et motivant.
• faire simple, une tâche à la fois
• se féliciter, s’encourager
• faire des pauses
• visualiser sa journée

Et vous, comment faites-vous pour être efficace ?

Avez-vous “des trucs”, des méthodes, un système particulier d’organisation?

Merci de nous laisser ci-dessous vos commentaires à ce sujet.

Vos questions sont aussi les bienvenues

A bientôt

Philippe